Betreiberverantwortung und Betreiberpflichten

• Ermitteln: Zunächst müssen sämtliche Rechtspflichten im Bereich Entsorgung erfasst werden. Dazu zählen alle gesetzlichen Vorgaben sowie interne Anforderungen, die für das Unternehmen relevant sind.

• Aktualisieren: Weil sich Rechtsvorschriften und betriebliche Prozesse ändern können, müssen diese Pflichten regelmäßig aktualisiert werden. Das gilt auch für interne Dokumente wie Organisations- und Arbeitsanweisungen, Gefahrgutinformationen sowie Gefährdungsbeurteilungen.

• Delegieren: Die Aufgaben zur Erfüllung der Pflichten müssen klar an verantwortliche Personen im Unternehmen übertragen werden. Da eine juristische Person (z. B. eine GmbH) nur über ihre Mitarbeitenden handeln kann, ist für jede Pflicht ein verantwortlicher Mitarbeiter (ggf. mit Vertretung) zu benennen.

• Erfüllen: Die Einhaltung sämtlicher Vorschriften und Pflichten hat oberste Priorität. Werden Aufgaben an externe Dienstleister vergeben, wandeln sich Erfüllungspflichten in Kontrollpflichten: Der Betreiber muss also sicherstellen und dokumentieren, dass der beauftragte Dritte alle Anforderungen einhält.

• Kontrollieren: Der Betreiber – bzw. Abfallbesitzer – muss prüfen, ob intern oder extern delegierte Pflichten ordnungsgemäß erfüllt werden. Dies geschieht z. B. über regelmäßige Audits, Dokumentenprüfungen, Betriebsbegehungen und Schulungen.

• Dokumentieren: Alle Schritte und Maßnahmen sind lückenlos zu dokumentieren. Dies betrifft sowohl die interne Organisation als auch die externe Beauftragung (z. B. Verträge, Leistungsbeschreibungen, Nachweise).

• Erstellung und Pflege von Organisationsanweisungen („Abfallentsorgung“), Aufgabenübersichten, Arbeits- und Entsorgungsanweisungen.

• Durchführung oder Beauftragung von Unterweisungen, Gefahrgutinformationen und Gefährdungsbeurteilungen.

• Sicherstellung der Einhaltung von Arbeitsschutzmaßnahmen, z. B. gemäß TRGS 520 (Errichtung und Betrieb von Sammelstellen für Kleinmengen gefährlicher Abfälle).

Management- und Steuerungsaufgaben sollten nicht vollständig ausgelagert werden. Sie sind eine originäre Betreiberpflicht und werden in der Regel besser betrieblich gesteuert, um schnell reagieren und wirtschaftliche Entsorgungswege wählen zu können.

• Externe Unternehmen sind Erfüllungsgehilfen gemäß § 278 BGB.

• Der Betreiber muss ein funktionierendes Fremdfirmenmanagement etablieren (z. B. durch eindeutige Leistungsbeschreibungen, Unterweisungen, Kontrolle und Dokumentation).

• Schriftliche Informationen wie „Fremdfirmen kommen – Pflichten bleiben“ können intern als Leitfaden für die Zusammenarbeit genutzt werden.

• Trennung verschiedener Stoffgruppen in klar definierte Fraktionen (z. B. Metall, Holz, Kunststoffe, Papier, Sonderabfälle).

• Einrichtung eines Entsorgungshofs oder mehrerer Sammelstellen.

• Logistik (Transportwege, Beladepunkte, Koordination von Abholzeiten und -frequenzen).

• Ggf. Staplerscheine, Führerscheine und Fachausbildungen (z. B. Lehrgänge im Gefahrgutbereich).

• Bereitstellung von technischer Ausrüstung (Stapler, Container, Hochdruckreiniger) durch das Unternehmen oder den Dienstleister.

• Einhaltung von Arbeitssicherheits- und Unfallverhütungsvorschriften (PSA, Unterweisungen).

• Bei Neu- oder Fremdvergabe von Entsorgungsleistungen empfiehlt sich eine Übergangszeit (Parallelbetrieb mit eigenem Personal und dem Dienstleister).

• Diese Einarbeitungsphase fördert den Wissenstransfer und reduziert das Risiko von Fehlleistungen.

Bei der Entscheidung zwischen Eigenleistung und Fremdvergabe empfiehlt sich ein Kostenvergleich, der insbesondere folgende Punkte berücksichtigt:

• Personalkosten intern: Bruttolöhne, Sozialabgaben, Urlaubs- und Krankheitsvertretung, Overhead-Kosten.

• Kosten für externe Dienstleister: Monatspauschalen, Stundensätze, Einrichtungskosten, ggf. Zusatzkosten für Anfahrt und Ausrüstung.

• Synergieeffekte: Bereits bestehende, zufriedenstellende Partnerschaften mit Entsorgungsfachbetrieben oder Facility-Service-Anbietern.

• Mögliche Bündelung anderer Dienstleistungen (z. B. Hausmeisterdienste).

• Soziale Aspekte / Inklusion: Zusammenarbeit mit einer Werkstatt für Menschen mit Behinderung kann sich als wirtschaftlich und sozial vorteilhaft erweisen, sofern die eingesetzten Beschäftigten mit entsprechender fachlicher Anleitung unterstützt werden.

• Hohe Fachkompetenz und Spezialisierung.

• Ggf. höhere Stundensätze; Kosten variieren je nach Umfang und Personalbedarf.

• Synergien mit anderen Leistungen (Reinigung, Gebäudemanagement).

• Möglicherweise nicht so tiefgehendes Abfall-Fachwissen; daher mehr Einarbeitung nötig.

• Wirtschaftlich oft attraktiv, soziale Verantwortung (Inklusion).

• Erfordert gegebenenfalls mehr individuelle Betreuung, um die Qualität aller Entsorgungsabläufe zu sichern.

Jede Option hat eigene Vor- und Nachteile, die je nach betrieblicher Situation unterschiedlich stark wiegen. Entscheidend ist, dass sämtliche gesetzliche und betriebliche Pflichten erfüllt und dokumentiert werden.

Ziel einer modernen Entsorgungssoftware (z. B. „ZEDAL“) ist es, den Prozess der Nachweisführung (elektronische Signaturen, Registerpflichten, Kommunikation mit Behörden) effizient und gesetzeskonform zu gestalten. Eine solche Plattform:

• Erlaubt die zentrale Verwaltung aller Entsorgungsnachweise und Dokumente.

• Kann bei Bedarf auch externe Zugriffsrechte (beispielsweise nur lesend) ermöglichen.

• Stärkt die Transparenz und Rechtskonformität im Abfallmanagement.

Ob und in welchem Umfang ein externer Dienstleister Zugriff auf die Software erhält, entscheidet der Betreiber.

• Falls geeignetes, bereits beschäftigtes Personal verfügbar ist, kann eine interne Lösung wirtschaftlicher und flexibler sein.

• Bei Personalmangel oder fehlender Fachkompetenz ist eine Fremdvergabe (ganz oder teilweise) sinnvoll.

• Gegenüberstellung der Personalkosten, Einmalaufwendungen (z. B. Investitionen in Ausrüstung und Software) und laufender Fremddienstleister-Kosten.

• Behalten Sie die Management- und Kontrollaufgaben im Betrieb, um jederzeit reagieren und die nachhaltigste bzw. wirtschaftlichste Verwertungsoption umsetzen zu können.

• Bei Vergabe an Dritte (Werkvertrag) die Pflichten klar regeln und eine Übergangsphase einplanen.

• Schulungen, Unterweisungen und Vertretungsregelungen festlegen, damit Rechtspflichten auch bei Krankheits- oder Urlaubszeiten eingehalten werden.

• Implementieren Sie ein leistungsfähiges Entsorgungs- und Nachweis-System. So bleiben alle Prozesse transparent und rechtskonform.