IT-Systeme und digitale Unterstützung
Abfallmanagement: IT-Verfahren
Die komplexen Abläufe im Abfallmanagement lassen sich ohne geeignete IT-Unterstützung kaum effizient bewältigen.
Zusammengefasst ermöglichen IT-Systeme eine effiziente, transparente und rechtskonforme Abwicklung des Abfallmanagements. Insbesondere die Integration mit dem elektronischen Nachweisverfahren ist heute Stand der Technik und vermeidet Papierchaos. Zugleich liefern die Systeme Daten, mit denen sich das Abfallmanagement steuern und optimieren lässt . Bei der Einführung solcher Systeme muss darauf geachtet werden, dass sie von den Nutzern (Reinigung, Logistik) leicht bedienbar sind – oft sind Schulungen nötig, damit alle z.B. die mobilen Apps korrekt verwenden.
In modernen Facility-Management-Umgebungen kommen daher mehrere Softwarelösungen zum Einsatz, die Hand in Hand arbeiten:
CAFM-System (Computer Aided Facility Management): Hier werden viele operative Daten verwaltet. Das CAFM enthält Module für Abfallmanagement oder ist mit dem ERP gekoppelt. Alle Stammdaten sind hier gepflegt: Anzahl und Standort der Abfallbehälter, ihre Identifikationsnummern, maximale Füllmengen, Turnuspläne für Leerungen, Liste der zugelassenen Entsorger etc.. Wenn Mitarbeiter vor Ort einen Behälter leeren, können sie das im CAFM per App oder Scanner erfassen (z.B. "Behälter B123 heute geleert, keine Auffälligkeiten"). Außerdem triggert das System Alarmmeldungen, etwa wenn ein Sensorfüllstand 80% überschreitet – es sendet dann eine Nachricht an den zuständigen Disponenten. Das CAFM erzeugt auch die Abholaufträge und disponiert Termine. Viele CAFM-Systeme sind mit anderen Modulen verknüpft, z.B. dem Einkauf (für Bestellungen an Entsorger) oder dem Instandhaltungsmodul (wenn z.B. ein Behälter defekt ist, wird eine Reparatur veranlasst). Weiterhin dient das CAFM als zentrales Logbuch: Alle Bewegungen, von der internen Sammlung bis zur externen Übergabe, werden hier protokolliert.
Elektronisches Nachweisverfahren (eANV): Wie beschrieben ist dies in Deutschland ein eigenes Portal (ZKS-Abfall) oder entsprechende Software, welche die rechtliche Nachweisführung übernimmt. Viele Unternehmen nutzen entweder die Webportale der Länder oder haben über Middleware (z.B. ERP-Add-ons) eine Schnittstelle zum eANV. Im Prozess bedeutet das: Wenn der Abfallbeauftragte einen Begleitschein erstellen muss, öffnet er das eANV-Modul, wählt den zutreffenden Entsorgungsnachweis (oder erstellt einen Sammelentsorgungsnachweis) und füllt die Transport- und Abfalldaten aus. Er signiert mit seiner Signaturkarte, der Entsorgergegenzeichner tut dies ebenfalls. Das System speichert alle Signaturen fälschungssicher. Nach Abschluss kommen die digitalen Begleitschein-PDFs zurück, die im CAFM archiviert werden. Manche CAFM oder Umweltmanagement-Software können diese Dokumente automatisch abholen und dem richtigen Auftrag zuordnen. So entsteht ein elektronisches Abfallregister, das alle Nachweise beinhaltet. Bei Kontrollen kann der Abfallbeauftragte dann entweder direkt im eANV die Nachweise vorzeigen oder einen Report aus dem CAFM ziehen.
Waagesystem und Messtechnik: Falls das Unternehmen über eine LKW-Waage verfügt, so ist diese meist mit Software ausgestattet, die in Echtzeit Gewichte erfasst. Moderne Waagen können Kennzeichen scannen und so automatisch erkennen, welcher LKW gerade wiegt (unter Nutzung einer Datenbank der angemeldeten Fahrzeuge). Sie können auch per Ampelsystem gesteuert sein. Die Messdaten fließen dann ins ERP/CAFM. Ein Beispiel: Ein Entsorger-LKW kommt leer aufs Gelände -> Gewicht 12,4 t wird registriert und der LKW wird in der Software dem Abholauftrag #1001 (Restmüll) zugeordnet. Nach Beladung wiegt er 15,4 t -> das System errechnet 3,0 t Abfall übergeben und speichert dies beim Auftrag ab. Der Wiegeschein wird automatisch generiert mit allen relevanten Angaben (Brutto, Tara, AVV, Datumsstempel) und kann vom Fahrer digital signiert werden. Dieses Dokument wird als Nachweis im System vorgehalten (nach Handels- und Steuerrecht i.d.R. 6-10 Jahre, nach Abfallrecht mind. 3 Jahre) und kann auch für die interne Stoffstromanalyse genutzt werden. Sollte der Betrieb keine eigene Waage haben, verlässt man sich auf die Gewichtsangaben des Entsorgers – diese kommen dann oft später mit der Rechnung als Wiegeprotokoll und werden manuell oder halbautomatisch ins System übernommen.
Mobile Apps / Scanner: Im Feld setzen viele Unternehmen mobile Geräte ein, um Abfallprozesse zu dokumentieren. Beispielsweise könnte die Reinigungskraft einen QR-Code auf dem Behälter scannen, um zu bestätigen "Leerung erfolgt um 10:05, Inhalt okay". Oder ein Gefahrgutlager-Mitarbeiter scannt ein Fass und gibt ein "Verpackung geprüft, Gefahrzettel angebracht" ein. Diese Daten landen im zentralen System und ermöglichen Echtzeit-Überblick über den Status aller Abfälle. Bei der Abgabe an den Entsorger kann der Fahrer mit einem Tablet den digitalen Lieferschein signieren. Einige Entsorger bieten auch Track-and-Trace, d.h. das Unternehmen kann online sehen, wann der LKW etwa bei der Anlage ankommt, ob die Entsorgung erfolgt ist etc.
BI-Tools und Dashboards: Aus all den gesammelten Daten generiert die Facility- oder Umweltabteilung Berichte und Kennzahlen. Das CAFM kann z.B. automatisch Monatsberichte erzeugen: Menge an Restmüll, Papier, Wertstoffen pro Standort; Recyclingquote; Kosten pro Einheit etc.. Diese Berichte werden oft mittels Business-Intelligence-Tools (z.B. Tableau, PowerBI) in Dashboards visualisiert. Das Management sieht dort Trends (z.B. ob die Restmüllmenge über Monate abnimmt wie gewünscht, oder ob ein Standort aus der Reihe tanzt). Auch Soll-Ist-Vergleiche sind möglich: Wenn das Unternehmen Ziele gesetzt hat (z.B. "50% Recyclingquote bis 2025"), kann monatlich verfolgt werden, wie der Ist-Wert ist. Weiterhin lassen sich Benchmarking zwischen Standorten machen (wer trennt am besten?) und Prognosen erstellen. Solche Auswertungen sind nicht nur intern hilfreich, sondern dienen manchmal auch als Nachweis gegenüber Behörden oder im Rahmen von Nachhaltigkeitsratings.
Alarm- und Ereignissysteme: Nicht alltäglich, aber sinnvoll: IT kann Alarme senden bei kritischen Ereignissen, z.B. Temperatursensor im Gefahrstofflager schlägt an (über 30°C), was auf Brand hindeuten könnte – das System könnte den Sicherheitsdienst alarmieren. Oder Füllstandsmelder: "Presscontainer voll, bitte Austausch anfordern". Oder Compliance-Alarm: "Nachweis Nr. XYZ läuft in 2 Wochen ab, bitte Verlängerung beantragen". Solche Features verhindern, dass Fristen verpasst werden oder Probleme unentdeckt bleiben.