Elektro- und Elektronikaltgeräten

• Desktop‑PCs und Workstations.

• Server, Blade‑Server und Netzwerkspeicher (NAS/SAN).

• Peripheriegeräte wie Monitore, Tastaturen, Mäuse, Drucker und Scanner.

• Externe Festplatten, Bandlaufwerke und andere Speichermedien.

• Netzteile, Kabel und eingebettete elektronische Baugruppen.

Verbrauchsmaterialien wie Papier, Tintenpatronen oder Toner sind von dieser Richtlinie ausgenommen und unterliegen separaten Entsorgungsregeln. Jedes Gerät wird im Anlagenregister erfasst, wobei zwischen betriebsfähigen und ausgedienten Geräten unterschieden wird.

Die Risikobewertung „hohes Risiko“ entspricht dem internen Sicherheitsniveau 8, da unsachgemäße Entsorgung erhebliche Umwelt‑, Compliance‑ und Datenschutzschäden verursachen kann.

• Trennung vom Hausmüll: Elektronikaltgeräte dürfen nicht mit gemischtem Abfall entsorgt werden. Dies betrifft sämtliche IT‑Geräte und deren elektronische Komponenten.

• Einrichtung von Sammelstellen: Es sind innerbetriebliche Sammelbereiche einzurichten, die klar als „Elektro‑Altgeräte“ gekennzeichnet sind und eine getrennte Sammlung sicherstellen. Größe und Anzahl richten sich nach dem Geräteaufkommen und der internen Logistik.

• Zusammenarbeit mit zertifizierten Entsorgern: Der Betreiber muss vertragliche Vereinbarungen mit zertifizierten Entsorgungsfachbetrieben treffen. Diese Betriebe müssen die Anforderungen des ElektroG sowie des KrWG erfüllen und über gültige Zertifikate verfügen.

• Interne Anweisungen und Überwachung: Es sind verbindliche Arbeitsanweisungen für Mitarbeiter zu erstellen, regelmäßige Schulungen durchzuführen und die Einhaltung durch interne Kontrollen zu überwachen.

Die Sammlung der Altgeräte hat in speziell ausgewiesenen und deutlich beschrifteten Bereichen zu erfolgen. Diese Bereiche müssen räumlich von anderen Abfallströmen getrennt sein, um eine Vermischung zu verhindern. Das Umweltbundesamt betont, dass die getrennte Sammlung notwendig ist, um die Recyclingqualität sicherzustellen. Sammelstellen sollten gut belüftet, trocken und gegen unbefugten Zutritt gesichert sein.

• Kennzeichnung: Sammelcontainer und Räume müssen deutlich mit „WEEE“ oder „Elektro‑Altgeräte“ gekennzeichnet sein.

• Zugriffsbeschränkung: Der Zugang zu den Sammelbereichen ist auf autorisierte Personen zu beschränken, um Diebstahl und unsachgemäße Entnahme zu verhindern.

• Umweltschutz: Die Lagerung muss so erfolgen, dass Staub, Feuchtigkeit und Feuergefahr minimiert werden. Geräte mit Lithium‑Ionen‑Akkus sind besonders zu überwachen.

• Datensicherheit: Server und Speichermedien sind in abschließbaren Behältnissen zu lagern, bis die Datenvernichtung abgeschlossen ist.

Elektronikaltgeräte enthalten Datenträger, die personenbezogene oder vertrauliche Informationen speichern können. Die DSGVO verlangt, dass Daten nur so lange gespeichert werden, wie es der Zweck erfordert und anschließend gelöscht oder vernichtet werden. Unternehmen müssen daher vor der Übergabe an den Entsorger sicherstellen, dass Daten unwiderruflich gelöscht oder physisch zerstört wurden.

• Sichere Datenlöschung: Softwarebasierte Löschverfahren (mehrfaches Überschreiben) oder physische Vernichtung (Schreddern, Entmagnetisieren) nach DIN 66399. Zertifizierte Dienstleister bieten Verfahren an, die den Anforderungen der DSGVO, des BSI‑Grundschutzes und internationaler Normen entsprechen.

• Dokumentation: Jede Datenlöschung oder -vernichtung ist schriftlich nachzuweisen. Löschprotokolle müssen Seriennummer, Datum und verwendete Methode enthalten.

• Koordination mit Datenschutzbeauftragten: Die IT‑Abteilung arbeitet eng mit dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten zusammen, um Maßnahmen zu planen und zu überwachen.

• Zertifikate: Externe Dienstleister müssen Zertifikate über die Datenvernichtung (Certificate of Destruction) vorlegen.

Die eigentliche Entsorgung umfasst Sammlung, Behandlung und Recycling der Geräte. Ziel ist es, wertvolle Rohstoffe zurückzugewinnen und schädliche Stoffe sicher zu entfernen. Die Europäische Kommission weist darauf hin, dass E‑Waste gefährliche und kritische Rohstoffe enthält; eine ordnungsgemäße Sammlung und Behandlung verbessert die Ressourceneffizienz und trägt zur Kreislaufwirtschaft bei.

• Beauftragung zertifizierter Entsorgungsfachbetriebe: Nur Unternehmen mit Zertifizierung nach ElektroG/KrWG und entsprechenden Recyclingquoten sind zu beauftragen. Zertifikate und Auditberichte sind zu prüfen.

• Einhaltung von Recyclingquoten: Die Entsorger müssen Mindestverwertungsraten erreichen; hierüber sind Nachweise einzuholen.

• Dokumentation des Transfers: Für jedes Sammellos ist ein Übergabeschein zu erstellen, der Menge, Art der Geräte und Datum enthält. Öffentliche Stellen und Hersteller sind verpflichtet, geeignete Sammelsysteme einzurichten und abzuholen.

• Rückverfolgbarkeit: Jeder Prozessschritt – von der Sammlung über die Datenvernichtung bis zur Übergabe – muss nachvollziehbar dokumentiert sein.

Die unsachgemäße Entsorgung von Elektronikaltgeräten birgt erhebliche Risiken. Das Umweltbundesamt warnt davor, dass gemischt entsorgte Elektrogeräte wertvolle Rohstoffe verloren gehen und schädliche Substanzen freigesetzt werden. Zusätzlich drohen hohe Bußgelder, wenn Vorschriften nicht eingehalten werden; Verstöße gegen WEEE‑Pflichten können Strafen bis zu 100.000 Euro nach sich ziehen und Datenschutzverstöße gemäß DSGVO können mit bis zu 20 Millionen Euro geahndet werden

• Risikobewertung: Einstufung der Elektroaltgeräte in Risikoklassen. IT‑Geräte erhalten die hohe Risikoklasse aufgrund ihres Schadstoff‑ und Datenpotenzials.

• Kontrollmaßnahmen: Regelmäßige interne Audits, stichprobenartige Kontrollen und Compliance‑Schulungen für Mitarbeiter.

• Meldeverfahren: Bei festgestellten Abweichungen sind unverzüglich Korrekturmaßnahmen einzuleiten und die zuständigen Stellen (z. B. stiftung ear, Datenschutzbehörde) zu informieren.

• Vertragsstrafen: Verträge mit Entsorgern sollten Sanktionsklauseln bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorgaben enthalten, um Compliance zu gewährleisten.

• Sammel‑ und Entsorgungsprotokolle: Dokumentation der Mengen, Gerätekategorien und Übergabedaten.

• Recyclingzertifikate: Nachweise der Entsorger über die fachgerechte Verwertung.

• Datenlöschzertifikate: Protokolle und Zertifikate für die Vernichtung sensibler Daten.

• Aufbewahrungsfristen: Diese Unterlagen sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren, um behördliche Prüfungen zu ermöglichen.

Mitarbeitende, die mit der Sammlung, Lagerung und dem Transport von Elektro‑Altgeräten befasst sind, müssen unterwiesen werden. Schulungsinhalte umfassen die gesetzlichen Trennpflichten, die sichere Handhabung sowie spezifische Lageranforderungen. Schulungen finden bei Dienstantritt und regelmäßig, mindestens jährlich, statt. Teilnahme und Inhalte sind zu dokumentieren.

• Anteil der getrennt gesammelten WEEE (gemessen an der Gesamtmenge der ausgemusterten IT‑Geräte).

• Anzahl festgestellter Compliance‑Verstöße.

• Erfüllungsrate der Datenvernichtung (Anteil der Geräte mit vorliegendem Datenlöschzertifikat).

• Termintreue der Entsorger bei Abholung und Bereitstellung der Nachweise.

Diese Kennzahlen fließen in Service‑Level‑Agreements (SLAs) mit FM‑Dienstleistern und Entsorgungsunternehmen ein. Interne Audits und externe Überprüfungen stellen die kontinuierliche Einhaltung sicher.

Die oben genannten Pflichten müssen in die Facility‑Management‑Verträge aufgenommen werden. Vereinbarungen sollten klare Leistungspflichten der Dienstleister, insbesondere bezüglich Sammlung, Datenvernichtung, Entsorgung und Dokumentation, enthalten. Darüber hinaus sind SLA‑basierte Überwachungsmechanismen einzurichten, die die Einhaltung definierter Kennzahlen und Fristen sicherstellen. Vertragsstrafen sowie Haftungs‑ und Versicherungsanforderungen für Umweltschäden und Datenschutzverletzungen müssen festgeschrieben werden.

Bei unsachgemäßer Entsorgung oder Datenlecks ist ein sofortiges Meldesystem zu aktivieren. Ereignisse werden dokumentiert und mit Korrekturmaßnahmen versehen. Bei Ausfall der Sammelsysteme sind Ersatzsammelstellen und Interimscontainer bereitzustellen. In Fällen von Umwelt‑ oder Datenschutzvorfällen sind die zuständigen Behörden einzuschalten und bei Bedarf externe Spezialisten einzubinden. Eine enge Zusammenarbeit mit den Entsorgern und den internen Datenschutzbeauftragten ist sicherzustellen.