Übergabe an Entsorger und Nachweisführung

Für überwachungsbedürftige (i. d. R. gefährliche) Abfälle ist das Begleitscheinverfahren verpflichtend. Der Begleitschein wird vom Erzeuger angelegt, beim Abholen durch Beförderer und Erzeuger signiert (Übergabe), und nach Annahme durch den Entsorger final signiert (Übernahme/Verwertung/Beseitigung).

• Abfallerzeuger-, Beförderer- und Entsorgerdaten (Standorte, Kennziffern),

• Abfallspezifikation (AVV-Schlüssel, Beschreibung, Verpackung),

• Mengenangaben (geplante/übergebene/angenommene Mengen),

• Verwertungs-/Beseitigungsverfahren.

Beim Sammelentsorgungsverfahren wird ein Übernahmeschein je Einzelabholung erstellt; er referenziert den Sammelentsorgungsnachweis. Der Sammler führt die Konsolidierung, der Erzeuger erhält die elektronische Bestätigung der Übernahme.

Das elektronische Abfallnachweisverfahren (eANV) wird über die Zentrale Koordinierungsstelle Abfall (ZKS-Abfall) abgewickelt.

• Registrierung der beteiligten Standorte und Einrichtung des elektronischen Postfachs in der ZKS-Abfall.

• Zuordnung von Benutzerkonten und Rollen sowie technische Anbindung (Web-Portal oder Fachsoftware über Schnittstelle).

• Verwendung der in der ZKS geführten Identifikatoren (Standort-/Betriebskennungen) in allen Belegen.

• Personengebundene Zertifikate eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters (Signaturkarte oder Fernsignatur mit QSCD).

• Keine “Organisationssignatur”; Stellvertretung nur über personalisierte Vollmachten.

• Nachweispflicht der Signaturgültigkeit: Aufbewahrung der signierten Originaldateien (XML/Container) einschließlich Zeitstempel/Validierungsdaten.

Die zuständigen Behörden empfangen die Belegdaten über die ZKS; sie zeichnen nicht gegen, überwachen jedoch Vollständigkeit und Plausibilität.

• Ermittlung von Brutto-, Tara- und Nettomasse: Differenzen zur Abholmenge werden im Begleit-/Übernahmeschein dokumentiert.

• Der Wiegeschein (Waagschein) dient als Primärnachweis für die Annahmemenge: Nummer, Datum und Werte werden in den elektronischen Beleg übernommen, der Wiegeschein kann als Anhang beigefügt werden.

• Bei externer Verwiegung (z. B. keine Werkswaage) ist die Herkunft der Wiegung anzugeben: Plausibilitätsprüfungen (Dichte, Containerinhalt) sind zu dokumentieren.

Die Mengenangaben bilden die Basis für Massenbilanzen, Gebührenabrechnung, statistische Meldungen und die Registerführung.

• Erzeuger: initiiert Begleit-/Übernahmescheine, übergibt den Abfall, zeichnet die Abgabe.

• Beförderer/Sammler: übernimmt, transportiert, zeichnet die Übernahme beim Erzeuger und ggf. die Übergabe beim Entsorger.

• Entsorger: nimmt an, verwiegt, klassifiziert ggf. nach, zeichnet die Annahme und den Abschluss.

• Funktionstrennung zwischen Erstellung, fachlicher Prüfung und Signatur (Vier-Augen-Prinzip).

• Rollen in ZKS/Fachanwendung: Administrator (System), Sachbearbeitung (Erstellung/Plausibilisierung), Signierende (rechtliche Zeichnung), Vertretungsregeln bei Abwesenheit.

• Freigaben nur auf Basis gültiger Entsorgungsnachweise und Kapazitätszusagen; Sperrmechanismen bei abgelaufenen EN oder unplausiblen Daten.

• Elektronische Originale sind vollständig, unveränderbar und langfristig lesbar zu archivieren (signierte XML/Container, zugehörige Anhänge wie Wiegescheine, eventuelle Bestätigungen).

• Die ZKS-Postfachablage ersetzt kein internes, revisionssicheres Archiv; es sind geregelte Exporte und eine beweissichere Ablage erforderlich (inkl. Protokolle/Validierung).

• Aufbewahrungsfristen: Register und Begleit-/Übernahmescheine sind über mehrere Jahre vorzuhalten; Entsorgungsnachweise typischerweise länger als Belege einzelner Transporte. Unternehmen haben die jeweils aktuellen gesetzlichen Mindestfristen einzuhalten und ggf. interne, längere Fristen (z. B. steuer-/haftungsrechtlich) zu berücksichtigen.

• Integritätssicherung: Bewahrung der Signaturprüfbarkeit über die Frist (z. B. mittels archivgeeigneter Signaturformate, Zeitstempel-Refresh, Migrationskonzept).

Ein konsistentes Zusammenwirken aus korrekter Vorbereitung, elektronischer Signaturpraxis, belastbarer Mengenermittlung und revisionssicherer Archivierung gewährleistet Rechtskonformität, Nachvollziehbarkeit und Effizienz der Übergabeprozesse.